TAORMINA – Il Comune di Taormina ha affidato ad una impresa di Reggio Calabria il “Servizio di classificazione e organizzazione gerarchica, schedatura e digitalizzazione archivi comunali con deposito e custodia documentale”. Per l’iniziativa sono state impegnate in bilancio 133.987,00 oltre I.V.A. 22% di € 29.477,14 e € 3.500,00 somme a
disposizione dell’Amministrazione per un totale complessivo di 166.964,14 euro.
Nei mesi di agosto e settembre dell’anno appena trascorso sono stati eseguiti cinque sopralluoghi tecnici, con produzione di materiale fotografico, presso le sedi comunali siti in Corso Umberto n 146, Corso Umberto 217-219, Via Gramsci Vittorino da Feltri, Via Don Bosco, Via Fazello n 3-7 – fa sapere l’ente – al fine di constatare lo stato di fatto e la consistenza documentale archiviata, la tipologia e lo stato di conservazione, per l’espletamento dei seguenti servizi: 1) redazione del progetto tecnico-scientifico da sottoporre all’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica della Sicilia – Archivio di Stato Palermo; 2) supporto e stesura di eventuali relazioni da inviare alla Soprintendenza Archivistica – Archivio di Stato Palermo; 3) ripristino di una organizzazione gerarchica (classificazione) della documentazione, organizzata per annualità e serie, che corrisponda all’articolazione strutturale delle competenze del soggetto produttore e ne ricostruisca l’ordine originario; spolveratura delle singole unità archivistiche; 4) schedatura delle singole unità archivistiche; 5) fornitura di eventuali faldoni per il condizionamento dei fascicoli sciolti o di faldoni non recuperabili; 6) impostazione delle procedure di selezione, elencazione e proposta per lo scarto dei documenti; 7) creazione e revisione dell’inventario su excel e su apposito software; 8) collocazione finale sui palchetti riorganizzando a seguito di riordino l’organizzazione della presa in carico; 9) etichettatura; 10) relazione finale per chiusura lavori; 11) incontro di formazione sull’utilizzo dell’inventario ai fini della consultazione dei documenti al personale dell’ente alla riconsegna. dell’intero archivio.
“Appare opportuno e necessario – si legge nella determina a firma del responsabile di area, ing. Vincenzo Barbagallo – creare un archivio ubicato in un’unica area, in modo da evitare che la suddivisione in più comparti possa diminuirne la capacità organizzativa nei confronti dell’accessibilità documentale al fine di consentire una più efficace ed efficiente realizzazione dell’intervento del riordino ed inventariazione del patrimonio documentario. Nello specifico appare opportuno avviare azioni di classificazione gerarchica della documentazione distinta per serie, tipologia ed annualità, che corrisponda all’articolazione strutturale emittente, per una più veloce ed ottimale accessibilità consultiva”.
